MAESTRIA EN ADMINISTRACION EDUCATIVA
Curso: GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS Y MATERIALES
Alumno: VASQUEZ RIVERA, Leonardo Carlos.
Fecha: 23-11-2011
TITULO : EL PROCESO PRESUPUESTARIO
Elaboración de un presupuesto
¿Por qué es necesario un presupuesto?
¿Por qué es importante para una organización, proyecto o departamento tener un presupuesto?
El presupuesto es una herramienta administrativa esencial. Sin un presupuesto, eres como un barco sin timón.
El presupuesto te indica cuánto dinero necesitas para llevar acabo tus actividades .El presupuesto te obliga a pensar rigurosamente sobre las consecuencias de tu planificación de actividades.
Si se utiliza de manera correcta, el presupuesto te indica cuánto necesitarás ciertas cantidades de dinero para llevar acabo tus actividades.
El presupuesto te permite controlar tus ingresos y gastos e identificar cualquier tipo de problemas.
El presupuesto constituye una buena base para la contabilidad y transparencia financiera.No puede recaudar dinero de donantes a menos que tengas un presupuesto. Los donantes utilizan el presupuesto como base para decidir si lo que solicitas es razonable y esta bien planificado.
¿Quién debería participar en la elaboración del presupuesto?
La elaboración de un presupuesto es una tarea difícil y responsable. La capacidad de tu organizaciónpara conseguir lo que había planificado y para sobrevivvir económicamente, depende del proceso presupuestario. Quienquiera que elabore el presupuesto debe:
Comprender los valores estratégicos y planes de la organización o proyecto.
Comprender el significado de rentabilidad y coste-eficiente.
Comprender las implicaciones de generar y recaudar fondos.
Pra asegurarte de que comprendes todo esto,es a menudo una buena idea tener un equipo presupuestario. Esto solo supone que una persona hiciera un borrador del presupuesto que ha continuación, es comentado y discutido por todo el equipo.
Cuando el personal tiene competencia para tomar plenaresponsabilidad de la actividad financiera de la organización o proyecto, los siguientes participantes deberían participar en el proceso presupuestario.El Director financiero y /o contable.
El Director del proyecto y/o Director de la organización o departamento.
El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros de la organización. A l final, el personal de categoría superior debe comprender el presupuesto:cómo se ha preparado, por qué es importante y cómo hay que controlarlo.Cada sucursal, región o departamento debería preparar el presupuesto para su propio trabajo. Estos presupuestos han de ser consolidados dentro de un presupuesto general para la organización.
LOS PLANES OPERACIONALES
Los tambien conocidos planes de acción o planes empresariales constituyen los planes para el trabajo real.En un ciclo normal de planificación, la organización o proyecto empezará con un proceso de planificación estratégica,donde se estudia el problema que necesita tratarse y el papel específico de tu organización o proyecto para abordarlo.Entonces esto se relaciona con las actividades realesque se tiene que emprender para lograr el impacto planificado.De este modo se constituye el plan operacional, que más tarde ha de ser presupuestado. No se puede preparar un presupuesto hasta que sepas lo que estás planificando, pues tan sólo se incurrirá en gastos operacionales cuando hagas el trabajo real. También se conocen como costes directos.
El ciclo de planificación debería tener el siguiente aspecto:
CÁLCULO DE COSTES: CATEGORÍAS
El cálculo de costes te ayudará a determinar de manera realista lo que te costará poner en práctica tu plan operacional.
Cuando lleves a cabo tus planes, necesitarás utilizar una amplia serie de aportaciones. Estas aportaciones incluyen a personas, informacion, equipamiento y destrezas. La mayoria de ellas implicarán un coste añadido, que es el que ha de ser calculado para desrrollar un presupuesto. Un cálculo meticuloso de estos costes ayuda de la siguiente manera:
-Te ayuda a desarrollar un presupuesto preciso; y
-Te ayuda a seguir y controlar el coste real resultante de las actividades.
Los costes que necesitas calcular están clasificados del siguiente modo:
-Costes operacionales: costes directos resultantes de la realización del trabajo.
-Costes organizativos: costes de tu base organizativa que incluyen a la dirección, administración o gobierno. Una vez que te hayas decidido por el mejor sistema de organización para apoyar tus planes organizativos, incurrirás en los gastos organizativos de manera regular, aunque no lleves a cabo tus planes o no tengas niveles de actividad tan altos como habías esperado. Por ejemplo: si alquilas instalaciones para tus proyectos.
-Costes de empleo de personal: costes de tu personal básico, como son los participantes en la administración, las personas que realizan un trabajo transversal de proyectos. Estos costes incluyen sus salarios y cualquier otro subsidio como la asistencia médica o el pago de los fondos de pensiones de los que son responsables.
-Costes de inversión: costes para grandes "inversiones" que, mientras sean necesarias debido al proyecto o proyectos, permanecerán como capital organizativo incluso despuésde que acabe el proyecto.
¿Por qué es importante saber la categoría seleccionada para calcular tus costes?
Porque muchos donantes prefieren financiar costes operacionales---o como a veces dicen, costes directos del proyecto---en vez de costes básicos organizativos o de empleo de personal.
Para más ayuda dirigete al apartado sobre Marco para calcular costes.
MARCO PARA CALCULAR COSTES
Nota: Según las necesidades de tu organizacion opryecto, tus encabezados pueden variar ligeramente. Esto debería ofrecerte algunas directivas.
Cálculo de costes de operaciones:
Una vez que has hecho tus cálculos, pueden que quieras asignar un porcentaje de los distintos articulos a departamentos o proyectos especificos. Esto es una práctica aceptable.
¿DE DÓNDE PROCEDE EL PRESUPUESTO DE INGRESOS?
¿De dónde procede el dinero?
En la herramienta Redacción de una propuesta financiera, también aparecen ideas sobre cómo relacionarse con los donantes y cómo preparar una propuesta financiera que realize esta tarea: recaudar dinero para tu trabajo.
En este apartado queremos considerar el modo de proceder incluyendo ingresos en tu presupuesto.
¿Qué tipo de categorías deberían incluirse en tu presupuesto de ingresos?
Dependerá de tus fuentes habituales o planificadas de creación de ingresos. Éstas son algunas categorías generales:
-Donaciones prometidas.
-Donaciones probables.
-Donaciones posibles.
-Ingresos generados de las ventas.
-Ingresos generados de los servicios.
-Suscripciones.
-Cuota de afiliación.
DIRECTRICES PRESUPUESTARIAS
Aunque la elaboración del presupuesto depende de cierta manera de las particularidades de tu organización, hay ciertas directrices que se pueden aplicar transversalmente en proyectos y organizaciones.
REGLAS PRESUPUESTARIAS
Estas reglas no se fijan de manera permanente, sino que ofrecen una serie de directrices que te ayudarán a tratar situaciones habituales.
Para proyectos y organizaciones a largo plazo resulta normal preparar un presupuesto que pronostique varios años de una misma vez. Aunque los más frecuente sea que el presupuesto del año venidero resulte el más preciso, el pronóstico para los próximos años aporta algún indicio sobre los niveles de financiación que podrían necesitarse.
Las contribuciones en especie. Aunque no forman parte del presupuesto, reducen sus costes,por eso deberían señalarse.Tambien se incluye dentro de este tipo de contribuciones aquellas aportaciones de voluntarios a modo de esfuerzo participativos.
Algunos gastos que se tienen que calcular pero que se olvidan frecuentemente:
Costes iniciales: suponen gastos para una nueva organización o proyecto como la búsqueda a gran escala de personal, la mudanza, las alteraciones inmobiliarias.
Investigación y desarrollo:asesoramiento, evaluación de las necesidades,procesos de planificación.
Democracia y gobierno:el establecimiento de la estructura, la búsqueda de personal, el desarrollo y aceptación de unos estatutos.
Marketing o relaciones públicas:la construcción de una imagen pública.
Sustitución de bienes de capital.
Costes de seguimiento y evaluación para proyectos.
Los cálculos no son meras valoraciones, sino conjeturas hechas con fundamento. Haz tus deberes, obten presupuestos, utiliza el teléfono para llegar a obtener un costeprometedor.Anota cualquier aumento de precio del que hayas oído hablar.
Guarda bien tus anotaciones. A medida que planificas tu presupuesto y tomas decisiones sobre como vas a calcular tus gastos.
Para tus propios propósitos administrativos, divide el presupuesto para el año siguiente en presupuestos mensuales, pues te ayudará a vigilar tu flujo de dinero. Tambien te ayudará a recoger rápidamente desviaciones.
DEFINICION DE TUS ARTICULOS DE REFERENCIA
Los artículos de referencia son los puntos enumerados en tu presupuesto. Por ejemplo, en la categoría"costes de información"un artículo de referencia podría ser "elemento de papelería";en la categoría "gobierno",un artículo de rferencia podría ser "formación para miembros de la junta"
A veces resulta posible averiguar cuánto cuesta una categoría de gastos, aunque esta categoría no haya sido enumerada como tal y el artículo se refleja como artículo de rferencia dentro de un número de categorías.
DIFERENTES TIPOS DE PRESUPUESTOS
Además de tu presupuesto de trabajo principal-lo que esperas generar o recaudar de manera realista y cómo se gastará-tamnien puedes tener opciones presupuestarias que tengan en cuenta posibles condicionantes.Estos presupuestos con condiciones te permiten estar preparado para lo inesperado, ya sea bueno o malo.Entre este tipo de presupuestos se podrían incluir:
-Un presupuesto de supervivencia El mínimo necesario para que la organización o proyecto sobreviva y tenga un funcionamiento útil.
-Un presupuesto garantizado :Se basa en los ingresos garantizados en el momento en que se planifica el presupuesto.
-Un presupuesto óptimo: Cubre lo que te gustaría hacer en caso de que recaudaras dinero extra.
DIFERENTES TECNICAS PRESUPUESTARIAS
Las dos técnicas principales son la elaboración de presupuesto incremental y la elaboración de presupuesto de base cero.
-En los presupuestos incrementales las cifras se basan en aquellos gastos reales del año anterior, con un porcentaje añadido por el aumento de la inflación del próximo año.Este es un método sencillo que ahorra tiempo, pero que supone un modo"perezoso"y con frecuencia poco preciso.
En los presupuestos de base cero, las cifras pasadas no se utilizan como punto de partida.El proceso presupuestario en este caso empieza a partir de cero con las actividades propuestas para el año.El resultado es un presupuesto más detallado y preciso,pero su preparación requiere más tiempo y energía.
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