BENEFICIOS DEL
CONTROL INTERNO
Por: Maria Robladillo Cairo
Es
necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización,
que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control. Este control
interno debe estar fundamentado con las bases legales, objetivos claros de la
organización y un equipo responsables, ético
y transparente para el logro de los objetivos institucionales elevando su prestigio como institución y un
buen clima institucional para brindar mejores servicio a los usuarios elevando la calidad institucional.
Sus
beneficios incluyen:
*
Ayudar a los directivos al logro razonable de
las metas y objetivos institucionales.
*
Integrar e involucrar al personal con los
objetivos de control.
*
Ayudar al personal a medir su desempeño y por
ende, a mejorarlo.
*
Contribuir a evitar el fraude-
* Facilitar a los directivos la información de
cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos.
EJEMPLOS DE BENEFICIOS
- • Ayuda a evitar desperdicios.
- •
Reduce costos.
- • Propicia orden y disciplina.
- • .
Simplifica trámites.
- •
Puede generar ahorros.
- •
Contribuye a evitar fraudes.
- •
Genera buena imagen.
IMPORTANCIA Y
BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO
El Control
Interno es importante para las entidades públicas porque a través de su
incorporación y aplicación adecuada en los Sistemas Administrativos y
Operativos, asegura de “manera razonable” el logro de los objetivos
institucionales.
Este proceso es muy importante porque a través de la identificación,
detección y comprobación de la existencia de errores y/o irregularidades, se
permite tomar acciones para corregir las desviaciones detectadas y mejorar la
gestión.
El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando
razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos, estén libres de
deficiencias y contribuyan a generar satisfacción en los usuarios.
El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la
entidad, ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la entidad, en lo
que esté a su alcance, de las pérdidas
innecesarias
El control es de vital importancia dado que lo interesante es que está en todo
lo que la entidad requiera mejorar y/o proteger, para una eficiente gestión
(objetos, personas, y actos.)
¿CÓMO IMPLANTAR
UN CONTROL INTERNO?
La eficacia de la determinación, implantación y
ejecución del control interno, depende del desarrollo de un plan bien
estructurado y participativo. Para el efecto, se da las siguientes pautas de un
proceso de implantación del control interno:
1. Comprender la urgencia y
necesidad de implantar el control interno
Lo fundamental es que la máxima autoridad ejecutiva de la entidad y sus
funcionarios de nivel superior, estén conscientes de cuán importante es contar
con un control interno adecuado. Para el efecto, podrán fundamentarse con bases
legales actualizadas para tomar mayor
conocimiento sobre el control interno, sus ventajas, la obligación de
implantarlo, las consecuencias de su no implantación y otros de esa manera
lograr los objetivos planteados por cada institución y realizar un óptimo
control interno.
2. Formar un grupo que pueda
orientar al personal e influir en su comportamiento
Una vez que el nivel superior está consiente de emprender un plan de
implantación del control interno en beneficio de la entidad que está a su
cargo, se sugiere que la máxima autoridad ejecutiva conforme un grupo de
funcionarios denominado “Grupo orientador”, que será el responsable de
prepararse técnicamente para emprender dicho plan.
Es recomendable que dicho
grupo sea conformado por funcionarios de diferentes niveles de la organización
(al menos nivel superior, mando medio y técnico operativo) cuyo número fluctúe
entre 4 y 10 funcionarios, según el
tamaño y complejidad de las operaciones de la entidad. Asimismo, en caso de
existir funcionarios que se oponen a este plan y podrían influenciar en los
demás servidores públicos hacia el no emprendimiento del mismo, se sugiere
invitarlos a formar parte del “Grupo orientador”, arraigándolos hacia este
logro.
3. Desarrollar una visión
realista sobre el control interno que debe implantar
El grupo orientador deberá elaborar un “plan de implantación del control
interno” en el marco de las normas legales para la implantación del control
interno. Dicho plan deberá dar prioridad a la actividad de concientización y
socialización de la implantación del control interno”. Para la elaboración del
plan, deberá considerarse al menos:
-
La estructura de la entidad (cantidad de funcionarios, tipo de actividades,
tipo de organización: centralizada, descentralizada o desconcentrada, ubicación
geográfica y otros).
-
Resultados de la evaluación de riesgos (si la entidad no efectuó
formalmente una evaluación de riesgos de la misma, deberá considerar su
experiencia respecto al conocimiento informal que tiene o percibe que existe de
áreas u operaciones de riesgo; por ejemplo, inestabilidad laboral,
desmotivación del personal, falta de normatividad, carencia de un código de
ética, etc.).
-
Relación costo – beneficio. El plan no deberá implicar mayores costos a la
entidad, por lo que el “Grupo orientador” deberá determinar estrategias de
comunicación y socialización del plan, como de su ejecución, que no implique
mayores costos a la entidad. Por ejemplo; se podrá utilizar paneles de
comunicación, correo electrónico, seminarios, cuestionarios, entrevistas, etc.
-
Presupuesto de la entidad. En el marco de la disponibilidad presupuestaria,
el “grupo orientador” deberá ejecutar el “plan” en el marco del mismo.
-
Disponibilidad de tecnología. Servirse de la tecnología que dispone la
entidad, para facilitar la comunicación del plan, como su ejecución.
4. Disminuir la resistencia al
cambio
El grupo orientador deberá considerar en su plan la estrategia para
disminuir la resistencia al cambio. El cambio es positivo pero temeroso, por lo
que es aconsejable ser prudente, avanzar poco a poco, impartir la mayor
cantidad de información posible, tener contacto con el personal, explicando las
ventajas y beneficios que generará el implantar el control interno, no solo
para la entidad, sino para el personal en sí. Estar prestos a atender
consultas, recibir sugerencias, ser participativo y transparente.
5. Comunicar, difundir y
determinar agentes participantes
El grupo orientador debe hacer conocer al personal, los servidores públicos
que están participando en la ejecución del plan, que están aportando y apoyando
en la viabilidad del mismo, e informar permanentemente las actividades que se
están desarrollando, como también, el análisis de cualquier documento o
actividad a desarrollar, es bueno difundirlo a todo el personal y pedirle su
opinión al respecto. Esta actividad, llevará a involucrar al personal en esta
labor y por ende en un futuro será un logro “institucional”.
6. Generar capacidad y
confianza de los funcionarios para agilizar la implantación
Como parte del plan se debe tomar en cuenta la “Capacitación permanente
sobre la implantación del control interno”, logrando que su alcance sea a todo
el personal.
7. Reconocer y difundir las
metas alcanzadas durante el desarrollo de la implantación
Si se quiere generar motivación y participación del personal en la efectiva
implantación del control interno, es necesario hacerle conocer las “metas
alcanzadas”, y agradecerles por su aporte importante, como también, insinuarles
su compromiso para su continuidad. Las metas alcanzadas no solo se refieren al
cumplimiento de las actividades periódicas programadas, sino a los resultados
alcanzados con dichas actividades. Por ejemplo; el personal ahora muestra
compromiso con la entidad, aporta con ideas, replica la filosofía de la
dirección de implantar un efectivo control interno, la imagen de la entidad es
mejorada, por el cambio de actitud del personal, ahora es mas atento y oportuno
en su atención, etc.
8. Arraigar el control interno
implantado en la cultura organizacional
La concienciación y los pasos mencionados anteriormente no es una actividad
“temporal”, deberá ser recurrente para generar un cambio de actitud en el
personal, de manera que se arraigue el control interno institucional.
CONCLUSIONES
1.-Un
buen control interno, ayuda a tener una seguridad razonable que los diferentes
departamentos cumplan sus funciones con efectividad.
2.-Un
buen control interno ayuda a obtener información financiera de forma rápida y
confiable.
3.-El control
interno ayuda a formar un buen ambiente de trabajo y por consiguiente mayor
rendimiento, tanto en las actividades laborales del personal, como de la
empresa.
4.-La
aplicabilidad del control interno en una empresa sirve como una auditoría
interna como externa.
5.-El
sistema de control interno cuando se lleva acabo correctamente, proporciona un
grado razonable de seguridad acerca del cumplimiento de objetivos relacionados
con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes.
6.-El
control interno debe integrase a los procesos de gestión básicos:
planificación, ejecución y supervisión, para lograr su verdadero objetivo.
7.-El control interno comprende un plan de
organización y de todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se
adoptan en una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la
razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, administrativa y
operacional.
