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lunes, 12 de diciembre de 2011

BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO


BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

Por: Maria Robladillo Cairo 

          Es necesario que exista una cultura de control interno en toda la organización, que permita el cumplimiento de los objetivos generales de control. Este control interno debe estar fundamentado con las bases legales, objetivos claros de la organización y un equipo responsables, ético  y transparente para el logro de los objetivos institucionales  elevando su prestigio como institución y un buen clima institucional para brindar mejores servicio a los usuarios  elevando la calidad institucional.

Sus beneficios incluyen:

*  Ayudar a los directivos al logro razonable de las metas y objetivos institucionales.

*  Integrar e involucrar al personal con los objetivos de control.

*  Ayudar al personal a medir su desempeño y por ende, a mejorarlo.

*  Contribuir a evitar el fraude-

* Facilitar a los directivos la información de cómo se han aplicado los recursos y cómo se han alcanzado los objetivos.


EJEMPLOS DE BENEFICIOS

  1.          Ayuda a evitar desperdicios.
  2.           Reduce costos.
  3.          Propicia orden y disciplina.
  4.        . Simplifica trámites.
  5.          Puede generar ahorros.
  6.          Contribuye a evitar fraudes.
  7.          Genera buena imagen.


IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno es importante para las entidades públicas porque a través de su incorporación y aplicación adecuada en los Sistemas Administrativos y Operativos, asegura de “manera razonable” el logro de los objetivos institucionales.

Este proceso es muy importante porque a través de la identificación, detección y comprobación de la existencia de errores y/o irregularidades, se permite tomar acciones para corregir las desviaciones detectadas y mejorar la gestión.

El implantar controles internos, beneficia a la entidad, asegurando razonablemente que los servicios prestados o bienes producidos, estén libres de deficiencias y contribuyan a generar satisfacción en los usuarios.

El control interno contribuye al incremento del buen prestigio de la entidad, ayuda a mejorar el clima organizacional y protege a la entidad, en lo que esté a su alcance, de  las pérdidas innecesarias

El control es de vital importancia dado que lo interesante es que está en todo lo que la entidad requiera mejorar y/o proteger, para una eficiente gestión (objetos, personas, y actos.)


¿CÓMO IMPLANTAR UN CONTROL INTERNO?

La eficacia de la determinación, implantación y ejecución del control interno, depende del desarrollo de un plan bien estructurado y participativo. Para el efecto, se da las siguientes pautas de un proceso de implantación del control interno:


1.      Comprender la urgencia y necesidad de implantar el control interno
Lo fundamental es que la máxima autoridad ejecutiva de la entidad y sus funcionarios de nivel superior, estén conscientes de cuán importante es contar con un control interno adecuado. Para el efecto, podrán fundamentarse con bases legales actualizadas para  tomar mayor conocimiento sobre el control interno, sus ventajas, la obligación de implantarlo, las consecuencias de su no implantación y otros de esa manera lograr los objetivos planteados por cada institución y realizar un óptimo control interno.

2.      Formar un grupo que pueda orientar al personal e influir en su comportamiento
Una vez que el nivel superior está consiente de emprender un plan de implantación del control interno en beneficio de la entidad que está a su cargo, se sugiere que la máxima autoridad ejecutiva conforme un grupo de funcionarios denominado “Grupo orientador”, que será el responsable de prepararse técnicamente para emprender dicho plan.

Es recomendable que dicho grupo sea conformado por funcionarios de diferentes niveles de la organización (al menos nivel superior, mando medio y técnico operativo) cuyo número fluctúe entre 4 y  10 funcionarios, según el tamaño y complejidad de las operaciones de la entidad. Asimismo, en caso de existir funcionarios que se oponen a este plan y podrían influenciar en los demás servidores públicos hacia el no emprendimiento del mismo, se sugiere invitarlos a formar parte del “Grupo orientador”, arraigándolos hacia este logro.


3.      Desarrollar una visión realista sobre el control interno que debe implantar
El grupo orientador deberá elaborar un “plan de implantación del control interno” en el marco de las normas legales para la implantación del control interno. Dicho plan deberá dar prioridad a la actividad de concientización y socialización de la implantación del control interno”. Para la elaboración del plan, deberá considerarse al menos:

-         La estructura de la entidad (cantidad de funcionarios, tipo de actividades, tipo de organización: centralizada, descentralizada o desconcentrada, ubicación geográfica y otros).
-         Resultados de la evaluación de riesgos (si la entidad no efectuó formalmente una evaluación de riesgos de la misma, deberá considerar su experiencia respecto al conocimiento informal que tiene o percibe que existe de áreas u operaciones de riesgo; por ejemplo, inestabilidad laboral, desmotivación del personal, falta de normatividad, carencia de un código de ética, etc.).
-         Relación costo – beneficio. El plan no deberá implicar mayores costos a la entidad, por lo que el “Grupo orientador” deberá determinar estrategias de comunicación y socialización del plan, como de su ejecución, que no implique mayores costos a la entidad. Por ejemplo; se podrá utilizar paneles de comunicación, correo electrónico, seminarios, cuestionarios, entrevistas, etc.
-         Presupuesto de la entidad. En el marco de la disponibilidad presupuestaria, el “grupo orientador” deberá ejecutar el “plan” en el marco del mismo.
-         Disponibilidad de tecnología. Servirse de la tecnología que dispone la entidad, para facilitar la comunicación del plan, como su ejecución.

4.      Disminuir la resistencia al cambio
El grupo orientador deberá considerar en su plan la estrategia para disminuir la resistencia al cambio. El cambio es positivo pero temeroso, por lo que es aconsejable ser prudente, avanzar poco a poco, impartir la mayor cantidad de información posible, tener contacto con el personal, explicando las ventajas y beneficios que generará el implantar el control interno, no solo para la entidad, sino para el personal en sí. Estar prestos a atender consultas, recibir sugerencias, ser participativo y transparente.

5.      Comunicar, difundir y determinar agentes participantes
El grupo orientador debe hacer conocer al personal, los servidores públicos que están participando en la ejecución del plan, que están aportando y apoyando en la viabilidad del mismo, e informar permanentemente las actividades que se están desarrollando, como también, el análisis de cualquier documento o actividad a desarrollar, es bueno difundirlo a todo el personal y pedirle su opinión al respecto. Esta actividad, llevará a involucrar al personal en esta labor y por ende en un futuro será un logro “institucional”.

6.      Generar capacidad y confianza de los funcionarios para agilizar la implantación
Como parte del plan se debe tomar en cuenta la “Capacitación permanente sobre la implantación del control interno”, logrando que su alcance sea a todo el personal.

7.      Reconocer y difundir las metas alcanzadas durante el desarrollo de la implantación
Si se quiere generar motivación y participación del personal en la efectiva implantación del control interno, es necesario hacerle conocer las “metas alcanzadas”, y agradecerles por su aporte importante, como también, insinuarles su compromiso para su continuidad. Las metas alcanzadas no solo se refieren al cumplimiento de las actividades periódicas programadas, sino a los resultados alcanzados con dichas actividades. Por ejemplo; el personal ahora muestra compromiso con la entidad, aporta con ideas, replica la filosofía de la dirección de implantar un efectivo control interno, la imagen de la entidad es mejorada, por el cambio de actitud del personal, ahora es mas atento y oportuno en su atención, etc.

8.      Arraigar el control interno implantado en la cultura organizacional
La concienciación y los pasos mencionados anteriormente no es una actividad “temporal”, deberá ser recurrente para generar un cambio de actitud en el personal, de manera que se arraigue el control interno institucional.



CONCLUSIONES

1.-Un buen control interno, ayuda a tener una seguridad razonable que los diferentes departamentos cumplan sus funciones con efectividad.

2.-Un buen control interno ayuda a obtener información financiera de forma rápida y confiable.

3.-El control interno ayuda a formar un buen ambiente de trabajo y por consiguiente mayor rendimiento, tanto en las actividades laborales del personal, como de la empresa.

4.-La aplicabilidad del control interno en una empresa sirve como una auditoría interna como externa. 

5.-El sistema de control interno cuando se lleva acabo correctamente, proporciona un grado razonable de seguridad acerca del cumplimiento de objetivos relacionados con la fiabilidad de la información financiera y cumplimiento de las leyes. 

6.-El control interno debe integrase a los procesos de gestión básicos: planificación, ejecución y supervisión, para lograr su verdadero objetivo.

7.-El control interno comprende un plan de organización y de todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, administrativa y operacional.

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