MARIA DEL CARMEN ANCAYA MARTÍNEZ Aula 202B Turno Mañana SJL TEMA: LA GESTIÓN FINANCIERA

TRABAJO SOBRE PRESENTACIÓN DE ALGUNOS TIPS PARA UNA BUENA GESTIÓN FINANCIERA Y PROPUESTA FINANCIERA PARA LOS COLEGIOS

ALUMNA: Mª Del Carmen Ancaya MartÍnez

2011

 

Siete principios básicos para el manejo financiero de una empresa

Por: César Iván Díaz es Ingeniero Industrial y en Sistemas Organizacionales por la ULSA y posee un postgrado en Finanzas por la UNAM. Es consultor y conferencista en temas de estrategia y mejora continua, y socio director en Doxa Soluciones, firma de consultoría especialista en PyMEs.

Principio #1: La buena administración

Una empresa es como un árbol que se planta; requiere de tiempo y cuidados antes de poder dar frutos. Si comenzamos a podar el árbol cuando aún está pequeño y en crecimiento, lo convertiremos en un “bonsái” (árbol enano), o peor aún, se secará y morirá. En otras palabras, si el dueño de una empresa “extrae” recursos más allá de la capacidad de ésta, pasará una de dos cosas: se quedará enana o morirá.

Para que esto no ocurra, el dueño debe verse a sí mismo solamente como el administrador de la empresa, asignándose un salario (y limitarse estrictamente a éste) que se considere justo por su trabajo, pero que también la empresa esté en posición de pagar. No se precipite y compre cosas muy lujosas, sólo porque “hay que impresionar a los clientes con una buena imagen”, no piense que al fin y al cabo son deducibles de impuestos, pues salen “a nombre” de la empresa.

Sea paciente y ya habrá tiempo de hacer esos gastos cuando el negocio lo permita, ya que si los hace antes de tiempo, estará “podando” su empresa. 

Principio #2: Debe existir equilibrio entre las entradas y las salidas de dinero en una empresa

En términos generales, existen solo dos formas importantes de que entre dinero a la empresa: por una aportación de capital (que puede ser de un inversionista, del apoyo de alguna institución o de un préstamo), o por ingresos derivados de las ventas.

Por otra parte, las salidas de dinero se catalogan en costos (compra de materias primas o de los productos que la empresa revende, etc.), gastos de operación (salarios, renta, etc.), inversiones (en maquinaria, en mobiliario, o en publicidad), y por último, utilidades (lo que haya quedado después de todas las demás salidas). Es primordial respetar esta jerarquía en cuanto a las salidas de dinero, si “tomamos” utilidades y quedamos a deber costos o gastos de operación, solo nos estamos haciendo tontos, pues en realidad no hay tales “utilidades”. Podemos resumirlo de la siguiente manera: no puede salir nada que no haya entrado primero.

Los problemas comienzan cuando ponemos más atención a las salidas que a las entradas. Es importante cuidar que no se gaste excesivamente, pero es más importante incrementar los ingresos por ventas.

Principio #3: La ley de la siembra y la cosecha

Siembre escasamente y cosechará escasamente, siembre con abundancia y cosechará con abundancia. Éste principio guarda mucha relación con los dos anteriores. Como dueño o administrador usted es ejemplo para sus empleados, proveedores y clientes. Por eso, en la medida de las posibilidades de la empresa, siembre en salarios decorosos; siembre al contratar un empleado más, si la actividad así lo demanda, en vez de “negrear” más al que ya tiene; siembre en uno o dos cursos de capacitación al año; siembre en materias primas de buena calidad y en proveedores confiables (aunque no sean los más baratos), siembre en darle un pequeño extra al cliente, siembre en contratar al menos un poco de publicidad. Siembre en asesorarse por profesionales para tomar decisiones de negocio importantes o mejorar su negocio. No trato de decir que debe reinvertir TODAS las utilidades obtenidas (aunque al inicio siempre es aconsejable), pero ponga en práctica esto de sembrar en vez de querer todas las ganancias para usted manteniendo “anémica” a su empresa, y verá los resultados.

 Principio #4: No adquiera nada que no sepa exactamente cómo lo va a vender o utilizar

Muchas empresas (principalmente aquellas con poco tiempo de haber iniciado), que se echan a cuestas grandes gastos de operación e invierten fuertemente en mobiliario y equipo, pero que no saben todavía cómo o a través de quién van a vender sus productos. Hay quienes primero rentan una oficina “bien ubicada”, se compran un bonito escritorio y una computadora (o red de computadoras) muy potente para llevar la “administración” del negocio, contratan Internet de banda ancha y dos líneas telefónicas (porque estaban de oferta), y tienen un bonito modelo financiero del negocio proyectado a 5 años, pero aún no han tenido ingresos por ventas que significativas. Entonces, ¿con qué piensan mantener todo eso? Recordemos que los ingresos por ventas son la única forma de que una empresa tenga éxito.

En un caso extremo es preferible empezar trabajando desde casa con un teléfono celular, consultando la cuenta de correo gratis en un café Internet y con una buena (y aterrizada) idea de negocios, pero enfocándose primero en conseguir clientes y cerrar ventas, que enfocarse en comprometer el capital de la empresa antes de conseguir el primer pedido. A menos que sea un negocio abierto al público, unas instalaciones bonitas ayudan, pero por sí mismas no consiguen clientes. Aunque si los ingresos por ventas así se lo permiten, entonces adelante, siembre en su empresa.

Por favor, evite las ofertas si realmente el negocio no las necesita en este momento. No adquiera cosas innecesarias “sólo” porque son deducibles de impuestos, eso puede que ayude fiscalmente en el corto plazo, pero a la larga es una práctica muy perjudicial.

Una cosa más, evite también el socorrido “hágalo usted mismo” con tal de ahorrar. Recuerde que el objetivo de una empresa es ganar dinero vendiendo sus productos o servicios, no ahorrar en costos y gastos. En teoría, las ventas pueden crecer sin límite, pero también en teoría los gastos no pueden llegar sino hasta cero. Por eso, en vez de perder (usted o su personal) excesivo tiempo tratando de aprender a hacer algo que no sabe hacer y que NO tiene porqué saber hacer, mejor páguele un precio razonable a un experto (quien seguramente lo hará mejor y mucho más rápido), y dedique ese tiempo a atender los asuntos de su negocio.

Principio #5: O bien vendido o bien podrido

Este es un dicho popular entre los comerciantes de frutas y vegetales, y significa que nunca debe “malbaratar” los productos o servicios de su empresa, sólo por vender “aunque sea algo”. Si usted no cree en el valor de lo que ofrece, sus clientes tampoco lo harán. Recuerde que de su margen de ganancia es de donde sale para pagar los gastos de operación, para las inversiones en el negocio, y en última instancia, para las utilidades.

Principio #6: Nunca fiar

Una cosa es dar crédito, y otra muy diferente es fiar. Si tenemos la intención de dar crédito a nuestros clientes, antes debemos ver qué tantas posibilidades hay de que no nos paguen (y si la empresa está en posición de asumir ese riesgo), y además debemos contar con alguien que se encargue de la cobranza, dándole “armas” para hacer su trabajo, como pagarés firmados, acuses de recibo, contratos, etcétera (porque es seguro que van a hacer falta). Si no hacemos todo esto, simplemente estamos fiando, y fiar es lo más parecido a regalar nuestro producto o servicio (que por cierto, a nosotros no nos regalaron), y a la que tendremos que dedicar tiempo y dinero para cobrar (y que tal vez alguien más pudo habérnosla comprado de contado); eso nos distraerá de estar vendiendo o atendiendo el negocio. Es un grave error acabar fiando con tal de “vender”. ¡No lo haga! Usted no ha vendido en realidad su producto o servicio si no ha podido cobrar por él.

Principio #7: Tenga siempre una reserva de efectivo

Este es probablemente el principio que requiere de menos explicación: simplemente, los imprevistos ocurren. Aunque esto varía dependiendo del giro y tamaño de la empresa, en general recomiendo que se procure tener COMO MÍNIMO el equivalente a 3 meses de gastos de operación como reserva de efectivo. Y por favor, no los guarde “debajo del colchón”, pregunte a su banco por algún instrumento de inversión acorde a sus necesidades.

Uno de los beneficios más importantes de aplicar estos siete principios es que están enfocados a proteger el capital de trabajo del negocio, el cual es como “el aceite” que permite al motor de su empresa funcionar bien y generar ingresos por ventas.

Como vemos, no es tan complicado tomar buenas decisiones sobre el manejo del dinero, siempre y cuando se basen en buenas prácticas de negocios.

 DESPUES DE LO LEIDO SEGUI INVESTIGANDO SOBRE ¿QUE ES UN MODELO FINANCIERO?

Un Modelo Financiero, es una herramienta de gestión que permite proyectar el resultado futuro de las decisiones que se planean tomar en el presente. Es una representación dinámica del balance que permite conocer la estructura financiera de la empresa en razón del volumen de ventas y su estrategia comercial, de compras, cobranza, capitalización y endeudamiento. El modelo se modifica de acuerdo con las decisiones que toma la dirección, las modificaciones que se derivan de la operación normal de la empresa y el efecto de factores externos.

ENTONCES ¿QUE MODELO FINANCIERO LE CORRESPONDE A UN COLEGIO?

El modelo financiero de un colegio corresponde a un modelo poblacional.

Por lo tanto, el cálculo de su MATRÍCULA constituye el corazón de la aplicación. Para ello se calcula la población que demanda servicios educativos y, tomando en consideración las tasas de ingreso y transición, se proyecta la matrícula educativa según modalidades de servicio, lo cual facilita su estructuración y entendimiento. Para el caso del flujo de población representado, anualmente ingresan al stock de población con 1 año de edad (B) las personas que en el período anterior tenían 0 años (A) y no fallecieron. Así sucesivamente se calcula la población que demanda servicios educativos para ingresar a preprimaria y primaria.

Posteriormente, se utilizan las tasas de ingreso por edades simples para estimar el número de estudiantes que entran a preprimaria y primer grado. Adicionalmente, se utilizan las tasas de deserción y de repitencia por grado para estimar la matrícula anual por grado y por nivel educativo.

Los alumnos solamente pueden ingresar a segundo grado (o a cualquiera de los grados superiores) si previamente han pasado por primer grado. Por lo tanto los alumnos que ingresan a segundo son aquellos que pasaron por primer grado y no abandonaron, ni repitieron:

• Promoción a segundo = alumnos primero*[(1-tasa abandona primero) – (tasa repetición primero)]

Una vez estimada la matrícula, ésta se agrupa según sexo, área de residencia (urbano o rural), y modalidad de servicio (privado, con subvención, autogestión, bilingüe, etc.) con el objetivo de calcular los recursos que se necesitan para brindar el servicio educativo según sus características. Por ejemplo, la alimentación escolar y la transferencia de recursos para la compra de útiles escolares.

El motor del modelo es el FLUJO DE ESTUDIANTES dentro del sistema educativo. Dicho flujo de estudiantes interacciona con las políticas pedagógicas y de provisión de insumos definidas en cada submodelo para determinar los costos financieros del sistema.

Es importante destacar que existen relaciones importantes dentro de los diferentes submodelos creados. Por ejemplo, el número meta de alumnos por maestro determina  el total de maestros requerido, lo que a su vez incide en el número de aulas que se necesitan. Si hay 1 millón de estudiantes y la política busca llegar a una tasa promedio de 50 alumnos por maestro, el número de maestros requeridos sería 20,000, también se requeriría igual número de aulas.  Cada uno de los submodelos desarrollados tiene costos específicos que son tomados en cuenta por el modelo para llegar a un costo total, el cual es el presupuesto meta. La diferencia entre los requerimientos presupuestarios y el presupuesto asignado al MINISTERIO DE EDUCACIÓN  en el Presupuesto General de la República determinan la brecha financiera.